|
10 טיפים להסכמי מסגרת, מאת: אברמי
רוזנברג, מנהל תחום המאגר המאוחד, מבית רמדור
הסכמי מסגרת הינם כלי רב עוצמה ויעיל מאוד בניהול תחזוקה
שוטפת, שיפוצים ובנייה. הרעיון בבסיס ''הסכם המסגרת'' הוא
מאוד פשוט – הקבלנים חותמים על הסכם מחירים, כל מטלה ודיווח ביצוע
מתבססים על אותו ההסכם, וכך העבודה יעילה ומבוקרת יותר.
שיטת הסכם המסגרת מועילה במיוחד לגופים הכפופים לחוק
המכרזים, משום שאז הם יכולים לצאת למכרז מסגרת אחד ולבסס את
ההתקשרויות הספציפיות (עד סכום מסוים) על אותו מכרז. יש לזכור,
שבמקרים מסוימים הקבלנים נותנים הנחות בכדי להיכנס למאגר קבלני
המסגרת של הארגון ולכן מאוד חשוב שאותם קבלנים יהיו מודעים לנושאים
המפורטים להלן, טרם חתימתם על ההסכם והגדרת שיעור ההנחה.
בשנים האחרונות, ליווינו ברמדור מספר גופים, בהכנת ובתפעול
הסכמי מסגרת ונוכחנו לדעת שהכנה מדוקדקת ושימת לב לנושאים מסוימים
יכולה לחסוך זמן וויכוחים מיותרים בשלב יישום ההסכם:
1. סעיפים שאינם מופיעים בהסכם
מ', קבלן, מסביר למזמין כמה יעלה לו סעיף שאינו מופיע בהסכם:
"הסעיף זה מיוחד מאוד, ומחייב עבודה מסובכת ביותר..."
מומלץ לחתום את הסכם המחירים על בסיס מחירון "המאגר המאוחד"
מבית רמדור, המחירון המוביל והמקיף לבינוי, שיפוצים ותחזוקה,
שהינו המחירון המחייב לפי חוזה מדף 3210, ומשמש גם את מאגר הקבלנים
הממשלתי. המאגר המאוחד של רמדור, המתעדכן אחת לחצי שנה, מכיל
כ-12000 סעיפים והשימוש בו מצמצם את היקף השימוש בחריגים.
במקרים מסוימים, עלול להיווצר מצב בו סעיף מסוים אינו קיים במחירון
וניתן להתמודד עם נושא זה בשתי גישות:
א. הגישה הקשיחה: הגורסת שניתן להשתמש רק בסעיפים הקיימים
בהסכם המקורי ותו לא. גישה זו מתאימה בעיקר למקרים בהם הסכם המסגרת
מטפל באחזקת שבר או בעבודות קטנות החוזרות על עצמן.
ב. הגישה המקלה: מאפשרת לקבלן להגיש סעיף חריג לאישור
המפקח. במקרה זה רצוי מאוד להגדיר בחוזה שאם לא נמצא סעיף מתאים
בהסכם המחירים, יש לפנות למחירון "המאגר המאוחד" מבית רמדור,
ובמידה והסעיף לא נמצא גם שם, יש לנסחו באופן ידני ולהעבירו לאישור
המפקח.
 2.
שילוב יועצים וכותבי כמויות
ס', מתכננת, מסבירה מדוע אינה מוכנה לעבוד לפי הסעיפים בהסכם
המחירים: "עזוב אותי מהסעיפים שלכם, אני משתמשת רק בסעיפים שלי
אותם אני מכירה. אתה לא יכול לחייב אותי לעבוד עם איזשהו בסיס
נתונים אחר שיגזול ממני שעות עבודה מרובות..."
כאשר הסכם המסגרת משמש אותך גם לביצוע עבודות בהיקף כספי גדול,
מומלץ לחייב את היועצים להכין את המטלות על בסיס הסכם המחירים.
יש לזכור, שיועצים מעדיפים לעבוד על בסיסי נתונים שקיימים אצלם
ולכן אם לא מגדירים זאת בחוזה ההתקשרות מולם, מהר מאוד תמצאו את
עצמכם עוסק בניסיון נואש ל"תרגם" את כתבי הכמויות שלהם לכתבי
כמויות המבוססים על הסכם המחירים, ולתמחר את הסעיפים החריגים שהם
הוסיפו. זאת, משום שיותר נוח להתבסס על עבודות היסטוריות במקום
לחפש בהסכם המחירים.
3. עבודות קטנות
נ', קבלן העבודה בהסכם מסגרת, מסביר למזמין קצת על עובדות
החיים: "נראה לך הגיוני שאני אסע עד דימונה להחליף ברז בעלות של 40
ש"ח? זה לא יקרה בחיים!"
קבלנים מתרעמים ובצדק על כך ששולחים אותם לבצע עבודה קטנה במיוחד,
באתר. כך, למשל, החלפת בית נורה באתר תמורת שקלים בודדים אינה
כדאית לקבלן, שמצידו יעשה כול מאמץ להימנע מהעבודה או יגבה עבורה
"פרמייה" מיוחדת. לפיכך, אנו מציעים להגדיר בחוזה:
א. מזמין העבודה יעשה מאמץ לרכז מספר מטלות לקריאה אחת,
בכדי למנוע מצב בו הקבלן מגיע לאתר לביצוע עבודה זעירה בלבד.
ב. במידה והקבלן נקרא לבצע עבודה זעירה, הוא יקבל אישור מראש
(בכתב וחתום) על כך ממזמין העבודה ואז יוכל לחייב את המזמין בעלות
מינימלית של X ₪, ללא קשר לעלות העבודה בפועל.
4. סעיפי ביקור, בדיקה ואבחון (בב"א)
נ', קבלן, מסביר מדוע הוא מחייב בכל עבודה גם סעיפי בב"א: "מה
זאת אומרת, אני הרי הגעתי לאתר והייתי צריך לבדוק איזו אסלה
להחליף, לא? ברור שאני צריך לחייב סעיף של בדיקה"
בעבודות רבות, קבלנים עושים שימוש "תמים" בסעיפי בב"א בכדי לשקף את
העובדה שהם הגיעו לאתר לפני תחילת העבודה, כדי להגדיר את תכולתה.
כמובן שזו לא כוונת הסכם המסגרת ולכן יש להוסיף הבהרה בחוזה לפיה
סעיפי בב"א יחויבו רק כאשר הקבלן מוזמן לבצע במפורש (בכתב
וחתום) בדיקה ואבחון. בכל מקרה אחר, לא ישולמו הוצאות בגין
סעיף בב"א.
5. הכנת הצעת מחיר על ידי הקבלן
"ביקשת הצעת מחיר וקיבלת. למה אתה אומר שאתה לא רוצה לשלם? מה
זה משנה שביצעתי גם את העבודה?"
אנו מציעים להוסיף לחוזה המסגרת סעיף בנוסח: "הכנת הצעת מחיר על
ידי הקבלן תשולם על ידי המזמין רק במידה והוא הוזמן במפורש
ובכתב להכין הצעת מחיר, ורק כאשר העבודה שלשמה הוכנה הצעת המחיר לא
החלה תוך X ימים מכל סיבה שהיא. למען הסר ספק, באם העבודה עצמה
החלה תוךX ימים על ידי אותו הקבלן, לא ישולם לקבלן בגין הכנת הצעת
המחיר."
6. מקדמים (תוספות לעבודות מסיבות שונות)
טענה רווחת בפי קבלנים: "רק שנייה, המאגר כולל מקדמים או לא? אם
כן, אני דורש שתשלם לפי המקדמים האלו"
על עורך הסכם המסגרת לנתח את אופי הפעילות של הסכם המסגרת שהוא
מבקש להפעיל, ובהתאם לכך להגדיר אילו מקדמים סבירים ואילו מיותרים
(הוספת מקדם שאין כוונה לעשות בו שימוש רק מבלבלת).
בנוסף, אנו ממליצים להגדיר שאם יחולו על העבודה יותר מאשר מקדם
אחד – סך התוספות לא יעלה על אחוז מסויים מעלות העבודה. (למשל
"סך התוספות בגין מקדמים שונים לא יעלה על 12.5% מערכה הכולל של
העבודה"). להלן מספר דוגמאות למקדמים שיש לשקול להכניס לחוזה:
- תוספת בגין מרחק: יש לקבוע ערי מחוז ואם העבודה
תימצא במרחק העולה עלX ק"מ מאותה עיר מחוז, תשולם לקבלן תוספת בת
Y%. רצוי ונכון להגדיר ערי מחוז רבות כך שהשימוש בסעיף זה יחול רק
במקרים בהם צריך לשנע חומר ועובדים ממקומות מרוחקים.
- תוספת בגין מרחק פריקה: יש להוסיף לחוזה סעיף
המבהיר כי אם לא ניתן לפרוק את החומר במרחק של פחות מ-X מטרים,
תשולם לקבלן תוספת של Y%.
- מקדם עבודה באזור מאוכלס: עבודה באזור מאוכלס היא
עבודה המחייבת משנה זהירות ולעיתים גידור מתאים של האתר טרם תחילת
העבודה. גם כאן, על הקבלן לקבל אישור מראש (לפני תחילת העבודה) כי
מדובר על עבודה באתר מאוכלס ולכן הוא יכול לגבות מקדם זה.
- תוספת בגין עבודה בשעות לא שגרתיות: תוספת של X%
עבור עבודה שהוזמנה והוגדר מראש כי תבוצע בשעות לא שגרתיות (יש
כמובן להגדיר מהן שעות לא שגרתיות).
- תוספת קבלן ראשי: אנו מציעים להתבסס על החוזה
הממשלתי בנושא (חוזה 3210) בו מצויין כי תוספת קבלן ראשי תשולם רק
במקרים הבאים:
א. כאשר המזמין בוחר קבלן משנה ומנחה את הקבלן הראשי להפעיל
אותו.
ב. כאשר יש תוספת או שינוי לעבודה (שלא סוכמה מראש) המחייבת
את הקבלן הראשי לשכור קבלן משנה, שלא נלקח בחשבון בעת החתימה על
ההסכם.
ג. למען הסר ספק – למעט המקרים המצויינים לעיל, המחירים
שישולמו לקבלן הראשי הם אלו המופיעים בהסכם המסגרת ולא תשולם עליהם
כל תוספת במקרה שיבוצעו על ידי קבלן משנה ששכר הקבלן הראשי.
 7.
מחשוב
ממומלץ למחשב את תהליכי העבודה כדי למנוע טעויות ומצבים בהם כל
אחד מהגורמים המעורבים מנהל לעצמו את איי המידע שלו בנפרד.
הקבלנים, היועצים ומזמין העבודה נמצאים במקומות שונים ולכן עדיף
לאמץ פתרון ממוחשב המבוסס על מחשוב ענן ומאפשר גישה מכל מקום.
פתרון הענן הממוחשב של רמדור הוא מוביל בתחום מערכת SRN, ומציע
מערכת שכבר פועלת שנתיים בשוק ומשמשת אירגונים ולקוחות רבים.
8. אופן הקמת הסכם המסגרת
מתוך "שיחות" בין קבלנים למפקחים בעת אישור החשבון:
"מי אמר שהסעיף כולל פינוי פסולת לאתר מוכר? איפה זה כתוב? זו
פרשנות שלך בלבד?"
"ברור שיש למדוד ולשלם את ארגז הרוח בנפרד, נראה לך שהייתי עושה
את כל העבודה הזו במחיר המגוחך של התקנת הגג בלבד?"
"איפה ראית שסעיף הנחת צינור ביוב כולל גם חיבורים והחזרת החול?"
קיימות מספר שיטות להקמת הסכם מסגרת. ההחלטה איזו שיטה מתאימה
לארגון שלך תלויה בין השאר בייעוץ משפטי שתקבל בנושא (האם חל עליך
חוק המכרזים הממשלתי/ הגירסה העירונית וכו'). נושא זה אינו
טרוויאלי ולכן נציג כאן רק את החלופות העקרוניות.
א. קביעת הסכם מחירים על בסיס מחירון המאגר המאוחד: השיטה
הקצרה והפשוטה ביותר ליישום. הארגון קובע את אחוז ההנחה הכולל (או
ההנחות לפי פרקים מקצועיים) ובוחר קבלנים להצטרף ולעבוד לפי אותו
הסכם המסגרת.
ב. יציאה למכרז מסגרת: בשיטה זו על הארגון להגדיר
מחירון בסיס ולצאת למכרז הנחות לפי פרקים מקצועיים ו/או היקף
עבודה.
9. אופן מימוש הסכם המסגרת
גם כאן, קיימות מספר אפשרויות. אנו מציעים להגדיר בחוזה המסגרת כי
בחירת הקבלן לביצוע העבודה תתבסס על היקף אומדן העבודה:
א. עבודה עד היקף קטן: פנייה לקבלן לביצוע העבודה על פי סבב
מוגדר מראש.
ב. עבודה בהיקף גדול יותר: לאחר הקמת העבודה, המזמין יבקש
הצעת מחיר משופרת נוספת מכל הקבלנים הנמצאים באותו התחום. (ניתן
לביצוע באמצעות תוכנה לניהול מכרזים בתמחור דינמי ).
10. למד מניסיונם של אחרים (כן, אנו יודעים שזה טיפ
"ברור".....)
מומלץ מאוד להתייעץ עם ארגונים שכבר הקימו ומפעילים הסכם מסגרת!
נסה לאתר ארגון הדומה לך באופן הפעילות.
---------------------------------------------------------------
להרשמה לכנס
Buildup 2012
לחצו כאן
הנכם מוזמנים לפנות לרמדור בטלפון 03-7667777 ולבקש לדבר עימי.
אשמח לייעץ ולסייע!
אברמי רוזנברג, מנהל תחום המאגר המאוחד, מבית רמדור
אתר:
www.ramdor.co.il
לחצו כאן ל''רמדור'' במדריך החברות של
Archijob
|
